(English version below)

Datenschutzerklärung für digitale Prüfungen der TH Wildau mit „Questionmark Perception“

Auch bei den digitalen Prüfungen ist die Technische Hochschule Wildau (TH Wildau) zum Datenschutz gesetzlich verpflichtet. Die TH Wildau verwendet, um die Sicherheit der persönlichen Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung) und gesicherte technische Systeme. Für die digitale Prüfung selbst nutzt die TH Wildau das Programm „Questionmark Perception“.

I. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Technische Hochschule Wildau, Hochschulring 1, 15745 Wildau.

II. Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

III. Kontakt für Ihre Rechte

Sollten Sie der Auffassung sein, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch die TH Wildau gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt, können Sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden. Datenschutzbeauftragter unserer Hochschule ist Gregor Klar. Er ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz(at)th-wildau.de erreichbar.

IV. Zweck der Verarbeitung

Die TH Wildau verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung digitaler Prüfungen und auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO. Dies kann in Form von benoteten oder unbenoteten elektronischen Prüfungen sein. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant. Eine Videoaufzeichnung der digitalen Prüfung findet nicht statt. Selbst wenn im Einzelfall eine Aufzeichnung von beiden Seiten aktiv gewünscht werden sollte, erfolgt eine solche ausschließlich nach Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung hierüber. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Prüfungsleistungen

a.) Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Studierenden

Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 9 Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG) erlaubt den Hochschulen von Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die insbesondere für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Prüfungen, die Nutzung von Hochschuleinrichtungen, die Beteiligung an der Evaluation von Lehre und Studium und für die Hochschulplanung erforderlich sind. Zur Erfüllung dieser Aufgaben ist die Erfassung der personenbezogenen Daten der Studierenden notwendig. Dabei sind Studierende zur Angabe ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Immatrikulation und somit auch im Rahmen einer Prüfung verpflichtet. Prüfungen dürfen multimedial gestützt durchgeführt werden, § 8 Abs. 4 Rahmenordnung der TH Wildau (RO).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Informationen über einen bestehenden Nachteilsausgleich ergibt sich dabei aus Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e, Abs. 2, 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 4 BbgHG und § 22 Abs. 1 BbgHG sowie § 23 Abs. 1 Nr. 12 BbgHG in Verbindung mit § 19 RO.

b.) Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Korrektoren

Die Verpflichtung zur Verarbeitung Ihrer Daten (Korrektur) ergibt sich für die beamteten Prüfer- und Prüferinnen als Dienstpflicht aus dem Beamtengesetz für das Land Brandenburg (LBG), für die Beschäftigten aus ihrem Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO), für die Lehrbeauftragten aus dem öffentlich-rechtlichen Sonderverhältnis.

c.) Verarbeitung von Logfiles, Cookies und Sicherheitsupdates

Protokolldateien, Cookies und Sicherheitsupdates sind für den Dienst „Digitale Prüfung“ und für die Prüfung oder Wartung der Systeme und zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit der TH Wildau technisch erforderlich. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt dabei nach Art. 6 Abs. 1 Buchstaben c und e DSGVO i.V.m. § 5 Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten im Land Brandenburg (Brandenburgisches Datenschutzgesetz - BbgDSG)).

Soweit die TH Wildau ein Telemedium anbietet, ist die o.g. Datenverarbeitung erforderlich und daher gemäß § 13 Abs. 7 Telemediengesetz (TMG) rechtmäßig. Soweit die TH Wildau als Behörde Dienste nach dem E-Government-Gesetz anbietet, erfolgt dies nach § 16 Abs. 1 Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg (Brandenburgisches E-Government-Gesetz - BbgEGovG), und soweit die TH Wildau Telekommunikationsdienste anbietet, nach § 100 Telekommunikationsgesetz (TKG).

2. Rechtsgrundlage für freiwillige digitale Prüfungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke des Ableistens von freiwilligen digitalen Prüfungen erfolgt auf der Rechtsgrundlage der Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a, Art. 7 DSGVO.

V. Weitergabe von Daten; Empfänger- und Empfängerinnen der Daten

Die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen der Durchführung digitaler Prüfungen verarbeitet und hochschulintern an folgende Stellen weitergegeben:

Prüfer/-in (Erst-, gegebenenfalls Zweitkorrektor/-in)

E-Assessment-Service

nur anlassbezogen Mitglieder von Prüfungsorganen (§ 25 RO)

nur anlassbezogen Rechtsabteilung/Justitiariat

Eine externe Weitergabe findet nur wie folgt statt:

anlassbezogen gegenüber Prozessbeteiligten im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens

evtl. und anlassbezogen für die Wartung bzw. Fehleranalyse des Prüfungsservers an den entsprechenden Dienstleister

VI. Geplante Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten - der an digitalen Prüfungen beteiligten Studierenden - werden i.d.R. nach der Anlage 1 der Archivordnung der Technischen Hochschule Wildau Nr. 9.3 festgelegten Aufbewahrungszeit für Prüfungen gelöscht. Demnach sind Prüfungsleistungen zwei Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der/dem Studierenden das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt worden ist. Zu einer Verlängerung der Löschfrist kommt es, wenn ein Verfahren anhängig ist. Kontaktdaten von Aufsichten, Lehrenden und Mitgliedern des E-Assessment-Service werden aufbewahrt, so lange sie daran beteiligt sind, um einen reibungslosen Ablauf der digitalen Prüfungen zu gewährleisten.

VII. Ihre Rechte bezüglich der personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO. Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht zu verlangen, dass Sie die betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO erhalten und können deren Übermittlung an andere Verantwortliche fordern.

Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die für die TH Wildau zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht. Sie erreichen diesen wie folgt:

unter der Adresse: Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

per Telefon: 033203/356-0

per Telefax: 033203/356-49

per E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

per Internet unter: www.lda.brandenburg.de

VIII. Anpassungen der Datenschutzerklärung

Die TH Wildau behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gegebenenfalls anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung eines neuen Service. Für eine erneute Teilnahme an einer digitalen Prüfung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Letzte Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung: 25.04.2023

English version

Privacy Policy for Digital Examinations of TH Wildau with "Questionmark Perception”

The Technical University of Applied Sciences Wildau (TH Wildau) is also legally obliged to protect data during digital examinations. In order to adequately protect the security of personal data during transmission, the TH Wildau uses appropriate encryption procedures (an SSL or TLS encryption) and secured technical systems. For the digital examination itself, the TH Wildau uses the programme "Questionmark Perception".

I. Responsible

The responsible party within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is the Technical University of Applied Sciences Wildau, Hochschulring 1, 15745 Wildau.

II. Supervisory Authority

State Commissioner for Data Protection and for the Right to Inspect Files, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

III. Contact for your Rights

If you are of the opinion that a processing of personal data by the TH Wildau violates data protection regulations, you can contact the official data protection officer. The data protection officer of our university is Gregor Klar, who can be contacted by e-mail at datenschutz(at)th- wildau.de.

IV. Purpose of the Processing

TH Wildau processes your personal data for the purpose of conducting digital examinations and on the basis of consent pursuant to Art. 6 (1) a GDPR. This may be in the form of graded or ungraded electronic examinations. There are no plans to change this purpose. Video recording of the digital examination does not take place. Even if, in individual cases, a recording is actively desired by both parties, it will only be made after a written agreement has been concluded. Personal data will not be processed outside the European Union.

1. Legal Basis for the Processing of Examination Results

a.) Processing of students' personal data

Art. 6 para. 1 lit. e, para. 3 GDPR in conjunction with § 14 (9) Brandenburg Higher Education Act (BbgHG) allows higher education institutions to process the personal data of examination candidates that is required in particular for participation in courses, examinations, the use of higher education institutions, participation in the evaluation of teaching and studies and for higher education planning. In order to fulfil these tasks, the collection of students' personal data is necessary. Students are obliged to provide their personal data in the context of enrolment and thus also in the context of an examination. Examinations may be carried out with the support of multimedia, § 8 para. 4 Framework Regulations of the TH Wildau (RO).

The legal basis for processing information about an existing disadvantage compensation results from Art. 9 para. 2 lit. g, Art. 6 para. 1 lit. e, para. 2, 3 GDPR in connection with § 3 para. 4 BbgHG and § 22 para. 1 BbgHG as well as § 23 para. 1 no. 12 BbgHG in connection with § 19 RO.

b.) Processing of personal data of correctors

The obligation to process your data (correction) arises for the civil servant examiners as a service obligation from the Civil Servants Act for the State of Brandenburg (LBG), for the employees from their employment contract (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR), for the lecturers from the special relationship under public law.

c.) Processing of log files, cookies and security updates

Log files, cookies and security updates are technically necessary for the "Digital Examination" service and for the testing or maintenance of the systems and to ensure the network and information security of TH Wildau. In this context, the processing of personal data is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. c and e GDPR in conjunction with § 5 Law on the protection of personal data in the state of Brandenburg - BbgDSG).

Insofar as the TH Wildau offers a telemedium, the above-mentioned data processing is necessary and therefore lawful pursuant to § 13 (7) Telemedia Act (TMG). Insofar as the TH Wildau offers services as a public authority in accordance with the E-Government Act, this is done in accordance with § 16 (1) of the Act on Electronic Administration in the State of Brandenburg (Brandenburg E-Government Act - BbgEGovG), and insofar as the TH Wildau offers telecommunications services, in accordance with § 100 of the Telecommunications Act (TKG).

2. Legal Basis for Voluntary Digital Examinations

The processing of personal data for the purpose of taking voluntary digital examinations is based on the legal basis of consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a, Art. 7 GDPR.

V. Disclosure of Data; Recipients of Data

The personal data provided will be processed exclusively in the context of conducting digital examinations and will be passed on within the university to the following positions:

Examiner (first and, if applicable, second corrector)

E-Assessment-Service

Only event-related Members of examination instances (§ 25 RO)

Only event-related Legal Department/Justice Department

External transfer takes place only as follows:

Only event-related in relation to litigants within the framework of legal proceedings if necessary and only event-related for the maintenance or error analysis of the examination server to the corresponding service provider.

VI. Planned Storage Period of the Personal Data

Personal data - of the students involved in digital examinations - are usually deleted according to the retention period for examinations specified in Annex 1 of the Archive Regulations of Wildau University of Applied Sciences No. 9.3. Accordingly, examination results are to be retained for two years. The retention period begins at the end of the calendar year in which the student was notified of the result of the respective module examination. The deletion period is extended if proceedings are pending. Contact details of supervisors, lecturers and members of the e-assessment service are kept for as long as they are involved in order to ensure the smooth running of the digital examinations.

VII. Your Rights Regarding Personal Data

You have the right to request confirmation as to whether data concerning you is being processed and to be informed about this data and to receive further information and a copy of the data in accordance with Art. 15 GDPR. In addition, you have the right to request the completion of data concerning you or the correction of incorrect data concerning you in accordance with Art. 16 GDPR.

If the legal requirements are met, you can request the deletion or restriction of processing, as well as object to processing (Art. 17, 18 and 21 GDPR).

You also have the right to request that you receive the relevant data that you have provided to us in accordance with Art. 20 GDPR and can request that they be transmitted to other responsible parties.

If you have consented to the processing and the processing is based on this consent, you can revoke the consent at any time for the future. The lawfulness of the data processing carried out on the basis of the consent until the revocation is not affected by this.

You also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority in accordance with Art. 77 GDPR. The authority responsible for TH Wildau is the State Commissioner for Data Protection and for the right to inspect files. You can reach him/her as follows:

at the address: Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

by phone: 033203/356-0

by fax: 033203/356-49

by e-mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

via internet at: www.lda.brandenburg.de

VIII. Adjustments to the Privacy Policy

TH Wildau reserves the right to adapt this data protection declaration if necessary so that it always complies with the current legal requirements or in order to implement changes to the services in the data protection declaration, e.g. when introducing a new service. The new data protection declaration will then apply for renewed participation in a digital examination.

Last update of this privacy policy: 25.04.2023